Die Einrichtung ist kinderleicht, da es sich nur um eine einfache Weiterleitung handelt. Das bedeutet, sie kann grundsätzlich mit jeder Telefonanlage, Fritzbox oder sogar einem Mobiltelefon umgesetzt werden. Je nachdem, wie technisch affin, kann man die Weiterleitung selbst einstellen oder sie mit wenigen Klicks vom IT-Dienstleister einrichten lassen. HiKaren steht dir hier natürlich unterstützend zur Seite – dank unserer umfangreichen Erfahrung können wir dir den Einstieg so einfach wie möglich machen.

Grundsätzlich ist Karen dafür gedacht, Teams zu entlasten – nicht, sie zu ersetzen. Karen kann zwar keine qualifizierte Bürokraft komplett ersetzen, aber sie übernimmt die lästige Last des Telefons. Für größere Teams schafft sie durch die Übernahme von Anrufen wieder Zeit für wertstiftende Tätigkeiten oder Fokuszeiten. Karen ist eine Unterstützung, die den Arbeitsalltag angenehmer und produktiver macht, indem sie das ständige Klingeln des Telefons abfängt und Teams den Rücken freihält.

Datenschutz ist bei uns ein zentrales Thema. Da wir ausschließlich Software für kleine und mittelständische Unternehmen entwickeln, legen wir hier besonders großen Wert darauf. Deswegen stehen unsere Server in Frankfurt. Die Daten gehören immer dem jeweiligen Kunden und jede Karen hat einen strikt abgetrennten Bereich, in dem ausschließlich die Daten des jeweiligen Betriebes gespeichert werden. Wir setzen alle Datenschutzinstrumente auf höchstem Niveau um, um die Daten unserer Kunden und deren Kunden bestmöglich zu schützen.

Sobald du die Rufumleitung deiner bestehenden Festnetz- oder Mobilnummer aktivierst, übernimmt Karen automatisch als KI-Anrufassistent. Du entscheidest selbst, wann der KI-Telefonassistent einspringt – zum Beispiel bei „besetzt“, „nicht erreichbar“ oder komplett außerhalb deiner Arbeitszeiten.Karen begrüßt deine Kundinnen und Kunden im Namen deines Unternehmens und führt ein natürlich klingendes Gespräch. Die KI erkennt in Echtzeit, worum es geht: ob Störung, Angebotsanfrage, Terminwunsch, Notfall oder eine einfache Rückrufbitte. Alle wichtigen Informationen werden zuverlässig erfasst – Name, Telefonnummer, Adresse, Anliegen, Dringlichkeit oder gewünschte Rückrufzeit.Der KI-Telefonassistent verarbeitet alles automatisch und speichert die Daten sauber strukturiert in deinem autarc-System. Auf Wunsch informiert dich Karen zusätzlich per E-Mail oder zeigt dir neue Anfragen direkt im Projekt-Dashboard an – so bleibst du immer auf dem Laufenden, selbst wenn du gerade auf der Baustelle bist. Die Steuerung ist flexibel: Du kannst die Rufumleitung nur abends aktivieren, nur bei Abwesenheit, während des Urlaubs oder dauerhaft – ganz wie es zu deinem Alltag passt. Karen arbeitet komplett cloudbasiert, ohne Installation, ohne Hardware und ohne technischen Aufwand.Alle Daten, die dein KI-Anrufassistent sammelt – Kontaktdaten, Anliegen, Rückrufwünsche, technische Details – landen sicher in deinem autarc-Dashboard. Zusätzlich wird jeder Anruf als Audioaufnahme gespeichert und mit einer automatisch erzeugten Gesprächsabschrift ergänzt. So entgeht dir keine einzige Information und dein Team kann sofort reagieren.

Ja, Karen begrüßt Anrufer individuell mit dem Namen deines Unternehmens und vermittelt so einen professionellen ersten Eindruck – als wäre sie direkt in deinem Team eingebunden.
Zudem können Sie selbst bestimmen, wie viele Rückfragen Karen während des Gesprächs stellt und welche Informationen unbedingt erfasst werden sollen. So bleibt das Gespräch zielgerichtet und effizient – ohne überflüssige oder doppelte Nachfragen.

In der Regel ist Karen in nur wenigen Minuten startklar. Wir besprechen mit Ihnen alle Inhalte – von der Begrüßung über Leistungen bis hin zu den Öffnungszeiten – und übernehmen die komplette Einrichtung.

Ja, Karen wird per Rufumleitung aktiviert – Sie entscheiden also ganz flexibel, wann sie einspringt. Wird die Weiterleitung deaktiviert, fallen auch keine weiteren Kosten an.